FOTCD 2019 | 森の学校様 技術サポート編 1

March 18, 2019 APPIRIO JAPAN


FOTCDと森の学校様について

FOTCD (Furture Of The Cloud Day) はアピリオがボランティア活動を通して、社会貢献をするアクティビティです。全てのアピリアン(アピリオ社員のことをアピリアンと呼びます)がその日に、NPO法人などの慈善機関に赴き、全日のボランティア活動に参加することになっています。今年協力させていただいているところは、「森の学校」様です。

森の学校は、自然の中で遊び学ぶ体験の中から、生きる喜びを発見し、生きる知恵と力を育む自然学校です. 「自然の中から得る知恵・技術、そして自然と関わる事で生まれる“生きて行く力”」を大切にします。 森の学校では、大人も子供も同じ「自然の生徒」です。


業務課題

そんな日々大自然の楽しさを人たちに提供し続ける森の学校様が、プログラムの運営、参加者及びボランティアスタッフの管理業務の中、いくつかの課題を抱えていることが事前のヒアリングからわかりました。

  • 業務①コミュニケーション
    森の学校様の法人は東京にありますが、活動拠点となる場所は栃木にあります。関西での活動も多く、スタッフとのリモートでのコミュニケーションが運営にとって重要なポイントです。
  • 業務②スケジュール調整
    複数の人とのスケジュール調整が日々の業務時間を多く占めることがあります。調整業務に時間をかけすぎてしまうことが、他の業務に本来割くべき時間を奪ってしまうことがよくあるとのことでした。
  • 業務③交通費精算業務の改善
    入力、確認、送金、領収書発行など一連の交通費精算業務を自動化し、さらに効率化、及びキャシュレス化したいとご要望をいただきました。既存の運用よりもスマートなソリューションを求められていました。
  • 業務④写真業務
    プログラム終了後に、参加者たちに彼らが参加したプログラムの写真を送る業務があります。その写真の共有作業に大量な時間を費やすことになり、共有設定の方法や管理も煩雑でした。


上記の課題を踏まえ、アピリオでは、支援するグループを以下の4つに分けました。

課題とサポートチーム

コミュニケーションの改善

チーム C

関係者日程調整業務の効率化

チーム D

交通費精算業務の改善

チーム E

写真共有業務の改善

チーム F

実は、上記の4つのチーム以外、もう二つのチームが存在します。

  • チーム A:森の学校様の配送物の作業をお手伝いするチーム。
  • チーム B:森の学校様の業務で使われている Salesforce について、研修をするチーム。

合計 6 チームという大きいボランティアチーム体制で、2019 年の FOTCD を迎えました。各チームでの活動ダイジェストをこれから紹介させていただきます。



チーム B - 森の学校様の業務で使われているSalesforce の研修授業

チーム B では Salesforce の基礎、及び使い方について、実際手を動かしながらのハンズオン形式で、事務局の方に、2時間ぐらいのセッションを行いました。

セッションの内容に関しては、事前にヒアリングした業務内容に基づき、業務ニーズに合わせてカスタマイズされた内容となっています。例えば、Salesforce を初めて使われる事務局の方には、森の学校様のプログラムの参加者レコードを新しく作成していただきました。さらに、そのレコードをファミリー(家族)とイベント(プログラム)に紐付けする操作をしていただきました。

また、レポート機能において、Salesforce 上でデータ分析、グラフ化、及びデータの出力など、実用的な機能を紹介しました。最後に Q&A セッションもありましたが、授業中にも、日々の運用でわからないことや困っていることの相談を多く受け、とてもインタラクティブ、且つ有意義なセッションになったと思います。

とても興味を示してくださったのは、セッション中でも、青山本社にいるアピリオメンバーや、別のフロアで配送作業をしているチームのコミュニケーションを、1つの画面で共有していることでした。下記の画面は実際の様子です。

実はこれも我々からの重要なメッセージであります。
アピリオでもリモートで仕事をするメンバーが在籍しており、そのメンバーと密にコミュニケーションを取りながら、プロジェクトをスムーズに進めるために、社内も積極的にこういったリモートワーク支援ツールを使用しています。今回の森の学校様もまさに似たようなニーズがあり、実際体験していただくことにより、ITを駆使し、リモートワークでのコラボレーションの事例紹介となったかと思います。


 

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