FOTCD 2019 | 森の学校様 技術サポート編2

March 25, 2019 APPIRIO JAPAN


FOTCDと森の学校様について

FOTCD (Furture Of The Cloud Day) はアピリオがボランティア活動を通して、社会貢献をするアクティビティです。全てのアピリアン(アピリオ社員のことをアピリアンと呼びます)がその日に、NPO法人などの慈善機関に赴き、全日のボランティア活動に参加することになっています。今年協力させていただいているところは、「森の学校」様です。

森の学校は、自然の中で遊び学ぶ体験の中から、生きる喜びを発見し、生きる知恵と力を育む自然学校です. 「自然の中から得る知恵・技術、そして自然と関わる事で生まれる“生きて行く力”」を大切にします。 森の学校では、大人も子供も同じ「自然の生徒」です。


業務課題

そんな日々大自然の楽しさを人たちに提供し続ける森の学校様が、プログラムの運営、参加者及びボランティアスタッフの管理業務の中、いくつかの課題を抱えていることが事前のヒアリングからわかりました。

  • 業務①コミュニケーション
    森の学校様の法人は東京にありますが、活動拠点となる場所は栃木にあります。関西での活動も多く、スタッフとのリモートでのコミュニケーションが運営にとって重要なポイントです。
  • 業務②スケジュール調整
    複数の人とのスケジュール調整が日々の業務時間を多く占めることがあります。調整業務に時間をかけすぎてしまうことが、他の業務に本来割くべき時間を奪ってしまうことがよくあるとのことでした。
  • 業務③交通費精算業務の改善
    入力、確認、送金、領収書発行など一連の交通費精算業務を自動化し、さらに効率化、及びキャシュレス化したいとご要望をいただきました。既存の運用よりもスマートなソリューションを求められていました。
  • 業務④写真業務
    プログラム終了後に、参加者たちに彼らが参加したプログラムの写真を送る業務があります。その写真の共有作業に大量な時間を費やすことになり、共有設定の方法や管理も煩雑でした。


上記の課題を踏まえ、アピリオでは、支援するグループを以下の4つに分けました。

課題とサポートチーム

コミュニケーションの改善

チーム C

関係者日程調整業務の効率化

チーム D

交通費精算業務の改善

チーム E

写真共有業務の改善

チーム F

チーム C - コミュニケーションの改善

チーム C はコミュニケーションに関する改善方法について検討し、改善策の提案を行いました。
森の学校様の常勤スタッフは少数で、事業活動は多くのボランティアスタッフの参加により支えられています。ボランティアスタッフの方々に対して活動への参加可否の連絡や、準備作業等の依頼を行なっています。そもそも連絡手段がスタッフによって異なっており、伝達したい連絡が確実に届いているかわからない場合があったり、依頼した作業の進捗状況についてもスタッフからの共有がなければ個別に電話するなどして確認するなど、スタッフの状況を把握する方法に対して改善したいと考えておられました。

我々は、森の学校様がすでに導入されているG Suiteを活用することで、課題を改善する方法を、具体的な使い方と合わせてご提案しました。

  • Google Drive: 資料の保存・共有
    • 部外者が参照できないような権限の設定も可能。
  • Google ドキュメント、スプレッドシート、 スライド: 実際の資料の作成
    • 文書、表計算、プレゼンテーション資料の作成に有効。
    • 複数人での同時編集が可能。
    • Google Driveの利用容量にカウントされないため、容量節約にも寄与する。
  • Google Calendar: イベントや会議の予定を共有
    • 参加してほしいメンバーに対する招待の送信が可能。出欠確認も容易にできる。
    • リモート参加の人がいる場合はビデオ会議も容易に設定できる。
  • Google Hangouts Meet: 離れた場所にいる人とビデオ会議
    • PC/スマートフォンどちらでもビデオ会議に参加できる。
    • 会議時の画面共有により、資料共有が可能。
    • 会議を録画しておくことも可能。
  • Google Hangouts Chat: 通常の連絡・報告はChatで簡単に
    • 個人宛のメッセージはもちろん、Roomを設定することでグループチャットも可能。

具体的な使い方のご紹介では、弊社事例を交えて行いました。アピリオではリモートワークを推進しておりますが、クラウドサービスを上記のような使い方によってそれを実現しています。森の学校様が利用されている非営利団体向けのプログラムであるG suite for Nonprofitは無料で使え、利用ユーザ数にも制限がないため、ボランティアスタッフに対するユーザも作成もしやすいという点も考慮しました。

今回のご提案によって、少しでも森の学校様の課題改善へ繋がれば幸いです。


チーム D - 関係者日程調整業務の効率化

森の学校様担当のチーム D は、「関係者日程調整業務の効率化」パートを担当しました。私たちは、お客様がご利用のツールのうち Google G Suite 積極活用案および Salesforce 積極活用案という2案を検討して提案しました。

G Suite 活用案では、業務フローに Google Groups と Google Calendar を組み込んで、一斉連絡や日程調整を大幅効率化する提案としました。私たちアピリアンは社内システムとしても G Suite に普段から馴れ親しみ活用していますが、これら Google Groups と Google Calendar は継ぎ目なく連携動作してとても便利であることはよく知っていて、そしてお客さまの一斉連絡や日程調整の業務フローの中でも、ちょっとした工夫を加えることにより ぴったり効果を発揮するような提案になりました。

提案の過程で、メールに添付される iCalendar (Google Calendar の場合は invite.ics) のすばらしさを改めて思いました。iCalendar 連携によって受信側のアプリや設定具合によって自動的なカレンダー連携ができ、受信側が gmail だと あたかも Google Calendar 同士が直接連携しているようにさへ見えるのはとても魅力的ですね。

一方の Salesforce 活用案では、Salesforce の標準機能と少しの設定作業によって、お客様業務が最大限に効率化し、かつ情報が Salesforce に蓄積されることによる将来的な活用増進を期待できる提案としました。Salesforce の標準機能などの「取引先責任者」、「キャンペーン」、「一括メール送信」、「メールtoケース」、「項目自動更新」、「プロセスビルダー」、そして「メールメッセージ」によって、業務フローの大部分が Salesforce によってノンプログラミング・設定作業だけで実現できるのは流石の Salesforce CRM の機能ですね。しかもこれらが Salesforce 標準機能で実現されていることからデータ蓄積が自然におこなわれているのも魅力です。




 

ちなみに、提案当日の進行のなかで、チーム D のメンバーの一人が家庭事情のため WFH(Work From Home;在宅勤務。アピリオでは有効に活用されています) になったのですが、これも G Suite のプレゼンテーションの並行性を最大限に活用して 乗り切りました。



WFHでも特に支障もなく、もとより時間的な余裕があまりなかったものの、「G Suite 活用案」、「Salesforce 活用案」、他チーム連携およびスライド全体調整、そしてプレゼンテーション担当者と おおざっぱに作業を分業したうえで、ひとつのプレゼンテーション関連作業がクラウド上で同時進行で進んで行きました。このような共同作業はコンサルタントに限らず、バックオフィスも含めたすべてのアピリアンにとっては慣れ親しんだものですが、ふと一歩引いて見てみると この俊敏な作業進行は圧巻ですね。そして俊敏なプレゼンテーション資料準備の実現にこそ、G Suite のようなクラウドネイティブ業務遂行環境は非常に有益であることを改めて思い知りました。


なお、プレゼンテーション担当者がプレゼンの練習をしている横から、内容がどんどん変わっていき、担当者が ちょっと目をくるくるさせて涙目になっていたのはご愛嬌。プレゼンテーションがひととおり終わった後で、みなで彼の功績を称えました。





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